Zakres obowiązków skarbnika oddziału PTB

Podstawowym obowiązkiem skarbnika oddziału PTB jest dbanie o prawidłowe dysponowanie środkami finansowymi oddziału oraz przypominanie członkom oddziału o potrzebie terminowego wpłacania składek członkowskich.

Do szczególnie ważnych zadań skarbnika należy:

  1. Przypominanie członkom oddziału o obowiązku opłacania składek członkowskich. Zalecane jest wpłacanie składek w pierwszej połowie roku kalendarzowego.
    • Składki powinny być wpłacane na konto bankowe PTB.
      Numer konta: 94 1160 2202 0000 0000 5515 6804  Bank Millennium
      W tytule przelewu należy podać: imię i nazwisko; nazwę oddziału; składka za rok …
      UWAGA: tytuł przelewu jest podstawą prawidłowego zaksięgowania składki.
    • Składki mogą być zbieranie przez skarbnika w gotówce. Skarbnik jest zobowiązany wystawić dowód wpłaty (na druku KP), a następnie niezwłocznie wpłacić pobrane pieniądze na konto bankowe PTB. W tytule przelewu należy podać nazwę oddziału oraz imiona i nazwiska członków, którzy wpłacili składki. Jeżeli okienko do wpisywania tytułu przelewu okaże się zbyt małe do wpisania pełnej listy osób, wówczas należy przesłać tę listę drogą e-mailową na adres Skarbnika Głównego.
  2. Wysyłanie ponagleń do tych członków PTB, którzy od kilku lat uporczywie uchylają się od uiszczania składek. Poleca się wysyłanie drogą e-mailową lub listem zwykłym (jeśli osoba zalegająca ze składkami nie podała adresu e-mailowego) wezwań do zapłaty o następującej treści:
    • Pierwsze wezwanie:
      Uprzejmie informujemy, że zalega Pan/Pani z opłacaniem obowiązkowych składek PTB za lata …–… Zwracamy się z uprzejmą prośbą o jak najszybsze uregulowanie zaległości składkowych. Wpłaty składek prosimy dokonać na konto bankowe PTB.
      Numer konta: 94 1160 2202 0000 0000 5515 6804  Bank Millennium
      W tytule wpłaty należy podać: „Imię i nazwisko; Oddział …; składka za lata …”
    • Drugie wezwanie (proponujemy wysłać po upływie 2 miesięcy od pierwszego wezwania):
      Uprzejmie informujemy, że zalega Pan/Pani z opłacaniem obowiązkowych składek PTB za lata …–… Zwracamy się z uprzejmą prośbą o uregulowanie zaległości składkowych lub przesłanie na adres Zarządu Oddziału … [tu należy podać adres zarządu i adres e-mail] pisemnego oświadczenia o rezygnacji z przynależności do naszego Towarzystwa (może być drogą elektroniczną). Brak odpowiedzi na niniejsze ponaglenie będzie uznane za wyrażenie przez Panią/Pana zgody na skreślenie z listy członków PTB.
    • Dwukrotne wysłanie ponaglenia bez reakcji ze strony członka zalegającego z opłacaniem składek lub uzyskanie jego pisemnej rezygnacji z członkostwa w PTB jest podstawą do powiadomienia o tym fakcie ZG z wnioskiem o skreślenie z listy członków.
  3. Informowanie członków o dostępie do indywidualnych kont członków PTB, na których można sprawdzić stan opłaconych składek.
    UWAGA: pomocą techniczną służy Administrator serwisów internetowych PTB (email: [encode_email]admin@pbsociety.org.pl[/encode_email]).
  4. Dbanie o prawidłowe postępowanie z dokumentami finansowymi (faktury, delegacje itp.)
    • Każdy wydatek oddziału musi być udokumentowany fakturą.
      Dane do faktury:
      Polskie Towarzystwo Botaniczne, Al. Ujazdowskie 4, 00-478 Warszawa, NIP: 526-17-33-388
    • Każdy dokument (faktura, delegacja) musi być opisany na odwrocie wg wzoru: Działalność statutowa Oddziału … PTB, zakup … dokonany w związku z … [w miejsce kropek należy podać: nazwę oddziału, rodzaj zakupionych towarów i cel zakupu]. Proszę o zwrot na konto: imię i nazwisko …, nr konta … [tu należy podać nr konta bankowego – jeżeli wydatek został opłacony ze środków prywatnych]. Dokument musi być podpisany przez przewodniczącego i skarbnika zarządu oddziału.
    • Opisane dokumenty należy przesłać do Skarbnika Generalnego PTB na adres:
      dr hab. Agnieszka Bagniewska-Zadworna
      Wydział Biologii, Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu
      ul. Uniwersytetu Poznańskiego 6, 61-614 Poznań

Informacje dodatkowe:

  • Środki finansowe oddziału stanowią 50% składek zebranych przez dany oddział i są zdeponowane na koncie bankowym Towarzystwa.
  • Sprawy finansowe PTB są prowadzone przez biuro księgowe „akCEpt” Halina Skibicka.

Skarbnik Główny PTB
dr hab. Agnieszka Bagniewska-Zadworna