- Właścicielem danych zgromadzonych na zdalnym dysku SkyDrive jest Polskie Towarzystwo Botaniczne (PTB).
- Działania prowadzone na dysku SkyDrive na użytek PTB koordynuje Administrator bezpieczeństwa informacji, który jest odpowiedzialny za ochronę danych osobowych w systemie informatycznym.
- Administratora bezpieczeństwa informacji mianuje Zarząd Główny PTB na trzyletnią kadencję, określając zakres jego obowiązków.
- Za aktualizację danych członków PTB należących do danego oddziału PTB odpowiedzialny jest przewodniczący i/lub jedna osoba należąca do Zarządu tego oddziału, wyznaczona przez przewodniczącego zarządu oddziału.
- Dane członków PTB powinny być aktualizowane na bieżąco.
- Każdy użytkownik SkyDrive jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych, do których ma dostęp. Dotyczy to zarówno danych członków PTB, jak i informacji niezbędnych do zalogowania się na dysk zdalny.
- Zalecanym trybem pracy jest tryb online, przez otwieranie pliku w przeglądarce internetowej i zapisywanie zmian bezpośrednio na dysku zdalnym.
- Jeśli zajdzie konieczność pracowania nad danymi w trybie offline, po pobraniu pliku na urządzenie prywatne (tryb pracy niezalecany), plik ten należy zabezpieczyć hasłem zabezpieczającym przed dostępem ze strony osób niepowołanych. Hasło zabezpieczające należy usunąć przed umieszczeniem pliku ponownie na dysku zdalnym.
- Nie należy zmieniać nazw i struktury wewnętrznej plików znajdujących się na dysku zdalnym.
Dokument przyjęty uchwałą Zarządu Głównego PTB w dniu 7 grudnia 2013.
